Todas as empresas no país terão uma nova forma de apresentar seus dados fiscais e trabalhistas. Por meio do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), serão unificadas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e padronizadas as obrigações acessórias para os empregadores. Haverá uma transmissão única desses dados para os diferentes órgãos do governo (Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência, Instituto Nacional do Seguro Social e Caixa Econômica Federal), usuários da informação.
De acordo com Kelly Cristina Ricci Gomes, sócia da De Biasi Auditores Independentes, o eSocial objetiva aumentar a arrecadação mediante a transparência do controle fiscal, facilitar a fiscalização, combater a sonegação e garantir direitos e acesso a informações aos trabalhadores. Com o novo sistema, algumas obrigações acessórias devem ser eliminadas a partir de 2015, como DIRF, RAIS, CAGED e MANAD. Em relação à GFIP, a expectativa é que as empresas optantes pelo Lucro Real fiquem desobrigadas da entrega a partir de julho de 2014 e as do Lucro Presumido e Simples Nacional, a partir de novembro do mesmo ano, meses em que já deverão transmitir o eSocial com os eventos de folha de pagamento e apuração dos tributos. Já os cadastros iniciais no sistema deverão ser realizados até 30 de abril para as empresas optantes pelo Lucro Real e 30 de setembro para as demais.
A escrituração do eSocial será feita por meio de arquivos digitais gerados nos sistemas de informática das empresas, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema do empregador e o ambiente nacional do Sistema, substituindo o preenchimento de telas na Internet ou em programas geradores de escrituração ou declaração. “Neste primeiro momento, será um trabalho extra para as empresas, que terão expostas com mais detalhes suas ações em relação aos empregados, revelando possíveis falhas ou situações em que a legislação não é cumprida. Mas, no futuro, o eSocial deverá permitir a geração mais rápida de benefícios sociais e eliminar ou substituir algumas obrigações das empresas”, explica a especialista.
“Em muitos casos, a implantação do eSocial exigirá uma verdadeira mudança cultural nos processos internos e na governança das empresas, que já deviam se preocupar com a qualidade das informações que armazenam em relação aos seus empregados. A adequação deve representar um custo extra para as empresas, obrigando uma maior comunicação e integração entre os departamentos”, destaca Vanessa de Oliveira Bastos, especialista em Direito Previdenciário e Consultora Trabalhista e Previdenciária da De Biasi Auditores Independentes.
A fim de classificação, os dados serão dispostos em três tipos: “Eventos iniciais” (informações do empregador, arquivos de tabelas e cadastramento inicial de vínculos), “Eventos trabalhistas” (admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, comunicação de acidente de trabalho, aviso prévio, etc) e “Folha de Pagamento e Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias” (remuneração dos trabalhadores, serviços tomados e prestados, aquisição ou comercialização de produção rural e recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol, etc). No caso das informações que podem ser usadas em mais de um arquivo ou competência, o armazenamento será feito em tabelas.
Os prazos para envio serão estipulados em ato específico. Porém, o Manual de Orientação do eSocial (disponível em www.esocial.gov.br) já determina que os arquivos de eventos trabalhistas devam ser transmitidos na medida em que ocorrerem, observando-se os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Ao se admitir um empregado, por exemplo, o empregador deverá transmitir o arquivo de admissão antes que ele inicie suas atividades. O envio de dados incorretos ou incompletos deverá ser passível de autuações.
“Para estar de acordo com as regras do novo Sistema, é preciso avaliar os controles internos da empresa, rever a incidência das rubricas da folha de pagamento, reavaliar os riscos assumidos, elaborar manual de procedimentos, preparar o “de-para” das rubricas da folha com a tabela de eventos do eSocial e revisar os dados cadastrais dos trabalhadores”, finaliza Kelly.
