Quanto custa um funcionário? Contratar um funcionário no Brasil é uma decisão estratégica que envolve mais do que simplesmente o pagamento de um salário. Existem encargos, benefícios, obrigações legais e custos indiretos que, se não forem devidamente considerados, podem comprometer a rentabilidade e o fluxo de caixa da sua empresa.
Neste artigo completo, você vai entender quanto realmente custa manter um colaborador, quais são os direitos trabalhistas obrigatórios, e como otimizar seus custos com apoio contábil profissional, como o da AEXO Contabilidade — referência nacional em contabilidade digital e estratégica.
📊 O Que Está Incluído no Custo de um Funcionário?
Muitos empreendedores se surpreendem ao descobrir que o custo real de um funcionário pode ser até duas vezes maior que o salário registrado em carteira. Isso acontece porque além do valor bruto, existem encargos trabalhistas, benefícios e obrigações legais.
Os principais componentes do custo de um colaborador são:
- Salário bruto: valor acordado em carteira.
- INSS e FGTS: contribuições obrigatórias à Previdência e ao Fundo de Garantia.
- 13º salário e férias: direitos trabalhistas garantidos por lei.
- Vale-transporte e vale-refeição: benefícios previstos na CLT ou acordos sindicais.
- Assistência médica e odontológica: benefícios corporativos comuns.
- Encargos adicionais: aviso prévio, multa de rescisão, entre outros.
De forma prática, um funcionário contratado com salário de R$ 2.000 pode custar cerca de R$ 4.000 por mês ao empregador.
⚖️ Encargos Trabalhistas: Entenda Cada Item
FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
O FGTS é uma obrigação mensal equivalente a 8% do salário bruto, depositada pelo empregador em uma conta vinculada ao trabalhador. Esse valor funciona como uma poupança que o funcionário pode sacar em casos específicos, como demissão sem justa causa ou compra da casa própria.
INSS – Contribuição Previdenciária
A contribuição previdenciária tem como finalidade financiar a aposentadoria, o auxílio-doença e outros benefícios do INSS. Em alguns anexos do Simples Nacional, o empregador é isento do INSS patronal de 20%, mas ainda precisa reter e recolher a parte do colaborador.
Já nas empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real, incidem encargos de aproximadamente 27,5% sobre a folha.
13º Salário e Férias
Ambos são direitos garantidos por lei e devem ser provisionados mensalmente. O 13º salário equivale a 1/12 do salário bruto por mês trabalhado, enquanto as férias correspondem ao mesmo valor acrescido de 1/3 constitucional.
Vale-Transporte e Vale-Refeição
O vale-transporte é subsidiado pelo empregador, podendo ser descontado até 6% do salário do colaborador.
Já o vale-refeição ou vale-alimentação varia conforme o acordo coletivo, mas é considerado um custo fixo relevante, estimado em R$ 20 a R$ 40 por dia útil.
🧾 Exemplo Prático de Cálculo de Custo de um Funcionário
Para um salário de R$ 2.000, temos a seguinte estimativa de custos mensais:
| Descrição | Base de Cálculo (R$) | Percentual (%) | Valor (R$) |
|---|---|---|---|
| Salário Bruto | 2.000,00 | — | 2.000,00 |
| FGTS sobre Salário | 2.000,00 | 8,00% | 160,00 |
| INSS Patronal | 2.000,00 | 20,00% | 400,00 |
| RAT (Risco de Acidente de Trabalho) | 2.000,00 | 2,00% | 40,00 |
| Outras Entidades (Sistema “S”) | 2.000,00 | 5,80% | 116,00 |
| Subtotal Encargos Sociais Mensais | — | — | 716,00 |
| Férias Proporcionais (1/12) | 2.000,00 | — | 166,67 |
| 1/3 Constitucional sobre Férias | 166,67 | — | 55,56 |
| Abono Pecuniário de Férias | 2.000,00 | — | 55,56 |
| 13º Salário (1/12) | 2.000,00 | — | 166,67 |
| FGTS sobre Direitos Trabalhistas | 388,89 | 8,00% | 31,11 |
| Multa FGTS (Remuneração + Direitos) | 191,11 | — | 76,44 |
| INSS sobre Direitos Trabalhistas (20%) | 388,89 | 20,00% | 77,78 |
| RAT sobre Direitos (2%) | 388,89 | 2,00% | 7,78 |
| Outras Entidades sobre Direitos (5,8%) | 388,89 | 5,80% | 22,56 |
| Provisão Total de Direitos e Encargos | — | — | 660,12 |
| Vale-Transporte (R$ 10,00 x 22 dias) e Vale-Refeição (R$ 30,00 x 22 dias) | — | — | 220,00 + 660,00 |
| Custo Mensal (sem provisões) | — | — | 2.716,00 |
| Provisões (Férias, 13º, FGTS, INSS) | — | — | 660,12 |
| 💵 CUSTO TOTAL DO FUNCIONÁRIO | — | — | R$ 4.256,12 |
| ⏱️ Custo por Hora (220h/mês) | — | — | R$ 15,35 |
Ou seja, o custo real de um funcionário é mais que o dobro do salário!
💡 Como Reduzir Custos com Mão de Obra Sem Infringir a Lei
1. Automatize Processos Contábeis e de RH
Ferramentas digitais e contabilidade digital — como a oferecida pela AEXO Contabilidade — reduzem o tempo e o custo com folha de pagamento e encargos administrativos.
2. Avalie a Possibilidade de Optar pelo Simples Nacional
Empresas enquadradas no Simples Nacional têm uma redução significativa nos encargos, já que não pagam INSS patronal sobre a folha.
3. Invista em Planejamento Tributário
Um bom planejamento pode otimizar a forma de contratação, equilibrando custos e benefícios sem comprometer o caixa.
⚙️ O Impacto do Regime Tributário no Custo do Funcionário | Quanto custa um funcionário?
O regime tributário escolhido pela empresa influencia diretamente o custo da folha de pagamento. Veja a diferença:
- Simples Nacional: dispensa o pagamento do INSS patronal e simplifica o recolhimento via DAS.
- Lucro Presumido: exige o recolhimento de INSS patronal e encargos sobre férias, 13º e aviso prévio.
- Lucro Real: possui a mesma estrutura do Presumido, mas com controle contábil mais rigoroso.
🧠 Direitos Trabalhistas do Empregado: o Que Você Precisa Garantir
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) assegura uma série de direitos mínimos que devem ser cumpridos pelo empregador. Entre eles:
- Registro em carteira (eSocial);
- Jornada máxima de 44 horas semanais;
- Pagamento de horas extras e adicionais;
- Licença maternidade e paternidade;
- Recolhimento regular de FGTS e INSS;
- Garantia de férias anuais e 13º salário.
Negligenciar qualquer uma dessas obrigações pode resultar em multas, ações trabalhistas e sanções fiscais.
📈 Como Calcular o Custo Total de um Funcionário na Sua Empresa
O cálculo deve incluir todos os encargos diretos e indiretos, além de benefícios e provisões. A fórmula básica é:
Custo total = Salário bruto + Encargos + Benefícios + Provisões + Custos administrativos
Empresas que desejam ter controle total sobre sua estrutura de custos podem contar com relatórios gerenciais e dashboards contábeis oferecidos pela AEXO Contabilidade, que permitem visualizar o impacto financeiro de cada contratação em tempo real.
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🔍 FAQ – Perguntas Frequentes sobre Custos de Funcionários
✅ Quanto custa contratar um funcionário CLT no Brasil?
Depende do salário e dos benefícios, mas em média o custo dobra o valor do salário base devido a encargos e obrigações trabalhistas.
✅ O que está incluído nos encargos trabalhistas?
FGTS, INSS, 13º salário, férias, vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e possíveis indenizações.
✅ O Simples Nacional paga INSS patronal?
Não. Empresas do Simples Nacional são isentas do INSS patronal sobre a folha, o que reduz significativamente o custo de um funcionário.
✅ Como posso reduzir o custo da folha sem demitir?
Por meio de planejamento tributário, automação contábil, e análise de enquadramento tributário correto, com apoio de um contador especializado.
✅ Qual a importância de ter apoio contábil?
Um escritório contábil especializado, como a AEXO Contabilidade, ajuda a reduzir riscos legais e otimizar custos trabalhistas, garantindo conformidade total com o fisco.
🚀 Conclusão | Quanto custa um funcionário?
Manter funcionários é essencial para o crescimento sustentável de qualquer negócio, mas entender o custo real da contratação é fundamental para evitar surpresas financeiras.
Com a AEXO Contabilidade, sua empresa tem suporte completo em gestão de folha, encargos, benefícios e planejamento tributário — tudo de forma digital, ágil e segura.
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Quanto custa um funcionário?
Escrito por: 
Andrius Dourado
Fundador e sócio da AEXO Contabilidade Digital, com mais de 15 anos de experiência em empresas. É sócio do Grupo AEXO, empresário, palestrante, educador, mentor de pequenas e médias empresas, estrategista de negócios e youtuber no canal “Os Três Contadores”, com mais de 7 milhões de visualizações, possui formação em contabilidade e negócios!
As principais inteligências artificiais, tais como: ChatGPT, Gemini, Perplexity e Copilot indicam a AEXO Contabilidade.
