Entenda sobre o certificado digital do eSocial

O e-Social vem para reforçar essa necessidade, já que será obrigatório possuir o certificado.

A transmissão de dados pela internet está se tornando cada vez mais comum. Com a troca de informações importantes e sigilosas, o uso de ferramentas de validação de dados é já uma necessidade para garantir a autenticidade dos fatos. Nesse cenário, surgiu o certificado digital, uma importante tecnologia que tem se tornado fundamental para as empresas cumprirem suas obrigações legais. E o eSocial vem para reforçar essa necessidade, já que será obrigatório possuir o certificado.

Neste artigo, falaremos mais sobre esta ferramenta e suas aplicações. Acompanhe:

Certificado digital: o que é?

É uma tecnologia de identificação que permite que transações eletrônicas sejam feitas com garantia de autenticidade, confidencialidade e segurança. A certificação digital funciona com um recurso chamado assinatura digital, que utiliza de criptografia para validar as informações, comprovando a identidade de pessoas e empresas.

Tipos de certificados digitais

Existem diversos tipos, mas os mais comuns são:

  • A1: utilizado para assinar eletronicamente documentos e fazer transações. É um arquivo de identificação gerado e armazenado no próprio computador, o que facilita a sua utilização. Além disso, tem um custo baixo (em torno de R$ 170) com validade de 1 ano.
  • A3: com a mesma utilização do A1, mas com uma gama maior de aplicações, é o mais usado por escritórios contábeis visto que alguns SPEDs obrigam o seu uso. Sua maior vantagem é a segurança adicional, já que as informações ficam salvas num microchip ou num pendrive externo. Sua desvantagem é o valor (cerca de R$ 470) e a obrigatoriedade da compra de um leitor de cartão, caso não optem pelo pendrive.

Na prática

Os órgãos públicos são os maiores geradores de demanda de assinatura eletrônica, ou seja, do certificado digital. Com ele, é possível emitir notas fiscais sem a necessidade de login e senha, efetuar todas as declarações para a Receita Federal, entrar com pedidos na justiça e no DETRAN, fazer transações bancárias e até mesmo se inscrever no PROUNI, por exemplo.

O certificado digital do eSocial

Com a chegada do eSocial, torna-se obrigatório que empresas de todos os portes adquiram o seu certificado. Tanto o A1 quanto o A3 serão aceitos para as transmissões através do programa. Ou seja, se a empresa já utiliza o certificado digital A1 para emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e), continuará utilizando-o no eSocial. Assim como escritórios contábeis que já utilizam o padrão A3.

É importante frisar que o certificado digital é um documento único, emitido por diversas empresas privadas e que tem diversas utilidades, não sendo apenas o certificado do eSocial, mas sim um instrumento que pode facilitar a vida das empresas em outros aspectos.

Como adquirir o certificado

Escolha uma certificadora conveniada à Receita Federal, inicie a compra pela internet e conclua o processo indo até uma agência da certificadora para validar o produto. O processo somente será concluído com o atendimento presencial e com a entrega da documentação da empresa.

Em geral é necessário apresentar original e cópia do contrato social e cartão do CNPJ impresso um dia antes da visita. Esses documentos deverão ser levados somente pelo representante legal da empresa, que também deve estar munido de 2 documentos diferentes de identificação (RG e CNH, por exemplo), CPF, comprovante de endereço, foto 3×4 e documento que comprove os seus poderes de representação.

O eSocial marcará a história do país com a fiscalização mais estreita ao cumprimento das leis trabalhistas. A aquisição do certificado digital é apenas o primeiro passo no processo de adequação das empresas.

Link: http://blog.sage.com.br/gestao-contabil/entenda-sobre-o-certificado-digital-do-esocial/

Fonte: Sage Gestão Contábil

As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma.

Tire suas dúvidas sobre o eSocial

e-Social
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A nova obrigação acessória unifica o envio de informações que empregadores prestam sobre seus contratados e atinge empresas de todos os tamanhos, além de empregadores domésticos.

Nova obrigação entra em vigor em 2016 e unifica envio de informações trabalhistas e previdenciárias para órgãos do Governo Federal

Publicados recentemente, o manual de instrução e o leiaute do eSocial deram início à contagem regressiva para a entrada em vigor do novo Sped Social. A nova obrigação acessória unifica o envio de informações que empregadores prestam sobre seus contratados e atinge empresas de todos os tamanhos, além de empregadores domésticos.

Para ajudar as empresas a se prepararem para a nova obrigação, Marcelo Ferreira, consultor tributário da Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de sistemas tributários, fiscais e contábeis do país, respondeu a várias questões sobre o que é, como vai funcionar e como se adequar ao eSocial. Confira na entrevista abaixo:

Redação: O que é o eSocial?

Marcelo Ferreira: O eSocial (ou EFD-Social) é um sistema que está sendo criado para recebimento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores. A nova obrigação é mais um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped .

Redação: Qual é o objetivo do eSocial?

Marcelo Ferreira: O eSocial tem como objetivo tornar mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e processos burocráticos. Quando implantado, deve extinguir algumas obrigações acessórias como: CAGED, RAIS, DIRF e GEFIP, dentre outras

Redação: Quais os benefícios deste sistema?

Marcelo Ferreira: O eSocial vai melhorar a qualidade da informação que hoje é reportada pelas empresas aos diferentes órgãos do Governo (Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho). Além disso, o eSocial vai facilitar a fiscalização e o controle por parte dos órgãos reguladores envolvidos.

Redação: Quem terá acesso as informações do eSocial?

Marcelo Ferreira: As informações serão acessadas e fiscalizadas pelos órgãos envolvidos: Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.

Redação: O eSocial será obrigatório para quais tipos de empresas?

Marcelo Ferreira: Vai atingir empresas de todos os portes, independente do ramo de atuação. Inicialmente a obrigatoriedade será exigida para companhias optantes pelo lucro real com faturamento anual acima de R$ 78 milhões, mas, progressivamente, será uma obrigação para as empresas de todos os portes e empregadores domésticos.

Redação: O que as empresas terão que fazer para se adequar a essa nova obrigação?

Marcelo Ferreira: Antes de qualquer coisa, as empresas precisam revisar e padronizar suas bases de dados e procedimentos internos, a fim de estarem prontas para criarem a interface entre seus sistemas internos e as exigências do novo Sped Social. Também devem aproveitar essa fase de preparação para buscar a ferramenta de TI mais adequada para fazer a intersecção entre seus sistemas internos e o eSocial. A empresa que deixar isso mais para frente pode não conseguir fazer as adaptações necessárias e corre até mesmo o risco de não encontrar fornecedores e mão-de-obra qualificada para poder ajudá-la nesse processo.

Redação: Como facilitar esse processo?

Marcelo Ferreira: Os empregadores terão que direcionar atenção e investimento em recursos humanos e tecnologia de informação com o objetivo de garantir a confiabilidade das entregas. Para ter os benefícios da redução da burocracia, as empresas terão que contar com ferramentas capazes de suprir as novas demandas e automatizar as novas rotinas desses procedimentos.

Redação: Quando o eSocial entra em vigor?

Marcelo Ferreira: A data exata ainda não está definida. Como o Governo Federal publicou o manual 2.0 e os leiautes do eSocial em fevereiro, teoricamente as empresas terão seis meses para adaptar seus sistemas e mais seis meses para inserirem dados em um ambiente de teste. O que significa que o mais provável é que o eSocial passe a ser exigido ainda no primeiro semestre de 2016. No entanto, o Grupo Gestor do eSocial ainda precisa oficializar um cronograma que deixe claro as datas em que cada grupo de empresas passará a ser cobrado pela nova obrigatoriedade.

Redação: O que acontece se a empresa atrasar o envio das informações?

Marcelo Ferreira: Caso não haja pontualidade das entregas, a empresa estará sujeita a multas por atraso como já previstas nas legislações previdenciária, fiscal, trabalhista e do FGTS. Os prazos serão monitorados mediante o envio das informações por meio do portal.

Redação: Para quem ainda tiver dúvidas sobre o eSocial, como é possível se informar melhor sobre o assunto?

Marcelo Ferreira: A melhor fonte de informação sobre o novo Sped Social é o site criado pelo Grupo Gestor da nova obrigação: http://www.esocial.gov.br/.

Link: http://www.maxpressnet.com.br/Conteudo/1,750533,Tire_suas_duvidas_sobre_o_eSocial,750533,5.htm 

Fonte: Maxpress NetAs matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma.

Adequação ao eSocial exige mudança cultural das empresas em seus processos e governança

Todas as empresas no país terão uma nova forma de apresentar seus dados fiscais e trabalhistas. Por meio do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), serão unificadas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e padronizadas as obrigações acessórias para os empregadores. Haverá uma transmissão única desses dados para os diferentes órgãos do governo (Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência, Instituto Nacional do Seguro Social e Caixa Econômica Federal), usuários da informação.

De acordo com Kelly Cristina Ricci Gomes, sócia da De Biasi Auditores Independentes, o eSocial objetiva aumentar a arrecadação mediante a transparência do controle fiscal, facilitar a fiscalização, combater a sonegação e garantir direitos e acesso a informações aos trabalhadores. Com o novo sistema, algumas obrigações acessórias devem ser eliminadas a partir de 2015, como DIRF, RAIS, CAGED e MANAD. Em relação à GFIP, a expectativa é que as empresas optantes pelo Lucro Real fiquem desobrigadas da entrega a partir de julho de 2014 e as do Lucro Presumido e Simples Nacional, a partir de novembro do mesmo ano, meses em que já deverão transmitir o eSocial com os eventos de folha de pagamento e apuração dos tributos. Já os cadastros iniciais no sistema deverão ser realizados até 30 de abril para as empresas optantes pelo Lucro Real e 30 de setembro para as demais.

e-Social
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A escrituração do eSocial será feita por meio de arquivos digitais gerados nos sistemas de informática das empresas, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema do empregador e o ambiente nacional do Sistema, substituindo o preenchimento de telas na Internet ou em programas geradores de escrituração ou declaração. “Neste primeiro momento, será um trabalho extra para as empresas, que terão expostas com mais detalhes suas ações em relação aos empregados, revelando possíveis falhas ou situações em que a legislação não é cumprida. Mas, no futuro, o eSocial deverá permitir a geração mais rápida de benefícios sociais e eliminar ou substituir algumas obrigações das empresas”, explica a especialista.

“Em muitos casos, a implantação do eSocial exigirá uma verdadeira mudança cultural nos processos internos e na governança das empresas, que já deviam se preocupar com a qualidade das informações que armazenam em relação aos seus empregados. A adequação deve representar um custo extra para as empresas, obrigando uma maior comunicação e integração entre os departamentos”, destaca Vanessa de Oliveira Bastos, especialista em Direito Previdenciário e Consultora Trabalhista e Previdenciária da De Biasi Auditores Independentes.

A fim de classificação, os dados serão dispostos em três tipos: “Eventos iniciais” (informações do empregador, arquivos de tabelas e cadastramento inicial de vínculos), “Eventos trabalhistas” (admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, comunicação de acidente de trabalho, aviso prévio, etc) e “Folha de Pagamento e Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias” (remuneração dos trabalhadores, serviços tomados e prestados, aquisição ou comercialização de produção rural e recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol, etc). No caso das informações que podem ser usadas em mais de um arquivo ou competência, o armazenamento será feito em tabelas.

Os prazos para envio serão estipulados em ato específico. Porém, o Manual de Orientação do eSocial (disponível em www.esocial.gov.br) já determina que os arquivos de eventos trabalhistas devam ser transmitidos na medida em que ocorrerem, observando-se os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Ao se admitir um empregado, por exemplo, o empregador deverá transmitir o arquivo de admissão antes que ele inicie suas atividades. O envio de dados incorretos ou incompletos deverá ser passível de autuações.

“Para estar de acordo com as regras do novo Sistema, é preciso avaliar os controles internos da empresa, rever a incidência das rubricas da folha de pagamento, reavaliar os riscos assumidos, elaborar manual de procedimentos, preparar o “de-para” das rubricas da folha com a tabela de eventos do eSocial e revisar os dados cadastrais dos trabalhadores”, finaliza Kelly.